মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস কি? পরিচিতি ও কাজ – Microsoft Access

Access শব্দের অর্থ প্রবেশ।কম্পিউটার ফাইলে তথ্য নিবেদিত করা বা ফাইল থেকে তথ্য উদ্ধারের প্রক্রিয়া। কোন প্রোগ্রামে ডেটা এন্টি করার প্রবেশাধিকার পাওয়া। নেটওয়ার্কভুক্ত অন্য কম্পিউটারে প্রবেশ করা। সংরক্ষিত তথ্য সমূহ সংশোধন ও পড়ার অনুমতি লাভ করা।

Access প্রোগ্রামটি অন্যান্য Data Base প্রোগ্রামের তুলনায় যে কোন সমস্যার সমাধান খুব সহজে দিতে পারে। এই জন্য প্রোগ্রামটির নাম Access দেওয়া হয়েছে। বাজারে বিভিন্ন ধরণের ডেটাবেজ প্রোগ্রাম আছে। FoxPro, d-Base, Access, Oracle ইত্যাদি।

Microsoft Access এর ব্যবহারঃ
Microsoft Access এ যে সমস্ত কাজ করা যায় তা সংক্ষেপে নিম্নে বর্ণনা করা হলোঃ

* টেবিলের সাথে পারস্পারিক সম্পর্কযুক্ত বিভিন্ন ধরনের টেবিল এবং ডেটাবেজ তৈরী করা যায়।

* বিপুল পরিমাণ তথ্য থেকে বিভিন্ন উপায়ে কাঙ্খিত যে কোন তথ্যকে খুঁজে  এনে দেখে তা প্রিন্ট করা যায়।

* অসংখ্য আকৃতি ও ফরমেটের রিপোর্ট এবং মেইলিং, লেবেল তৈরী করে প্রিন্ট করা যায়।

* নিউমেরিক উপাত্তগুলোর গাণিতিক ক্রিয়াকলাপ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটাবেজে সম্পন্ন হয়।

*পছন্দমত গ্রাফ, চার্ট এবং ছবি রিপোর্টে সংযোজন করা যায়।

Access এর জন্য কি পরিমাণ সিস্টেমের প্রয়োজন?
Access উইন্ডোজ ভিত্তিক একটি শক্তিশালী রিলেশনার ডেটাবেজ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (RDBMS) যার জন্য প্রয়োজন উইন্ডোজ অপারেটিং সিস্টেম ৯৫/৯৮, সর্বনিম্ন ১২ মেগাবাইট র্যাম, ১৪ মেগাবাইট হার্ডডিস্ক। তবে Access 2003 এর জন্য প্রয়োজন ৬৪ MB র্যাম ওহন্ডোজ ২০০০ বা এক্সপি অপারেটিং সিস্টেম নুন্যতম ৪০০ মেগাহার্টজের প্রসেসর ৩৫০০ MB ফ্রি হার্ডডিস্ক স্পেস।

ডেটাবেজ সম্পর্কে ধারণাঃ
কম্পিউটার ভিত্তিক একটি পদ্ধতি হলো ডেটাবেজ যাতে সংগৃহীত উপাত্ত সংরক্ষণ করে প্রয়োজনানুযায়ী পুনরুদ্ধার করা যায়। সংগৃহীত উপাত্তের ভান্ডার হচ্ছে ডেটাবেজ যা থেকে প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য বিভিন্ন উপায়ে এবং আকারে তথ্য সংগ্রহ করা যায়। একটি ডেটাবেজ মূলতঃ রো বা সারি এবং কলাম বা স্তম্ভের সমন্বয়ে গঠিত। প্রতিটি কলামের একটি হেডিং থাকে যা থেকে বুঝা যায় যে সেই কলামে কি ধরণের উপাত্ত আছে। এই কলাম হেডিংটি ফিল্ড নামে পরিচিতি। আমরা জানি, পাশাপাশি কয়েকটি কলামের সমন্বয়ে গঠিত হয় একটি রো বা সারি। এরকম প্রতিটি রো বা সারিকে বলা হয় রেকর্ড।

Data Base কি?
Data শব্দের অর্থ তথ্য বা উপাত্ত। কম্পিউটারে যে সকল তথ্যাবলী লেখা ও সংরক্ষণ করা হয় সেগুলোকে Data বলে। ডেটার উপর ভিত্তি করে কম্পিউটারের কার্যাবলী সম্পাদিত হয়ে থাকে।
Base শব্দের অর্থ ঘাটি। কম্পিউটার এর ভাষায় তথ্যের ভান্ডার। যেখানে তথ্য জমা রাখা হয় এবং প্রয়োজনে সেখান থেকে প্রয়োজনমত ব্যবহার করা হয়। Data Base শব্দের অর্থ তথ্য বা উপাত্ত ঘাটি। এক বা একাধিক ডেটা File নিয়ে তৈরী হয় Data Base ।

বিভিন্ন ধরনের ফাইলের নামঃ
Table, Report, Query, Form, Macros, Modules, Data, Record, Field.

Table:
Access ডেটাবেজের মৌলিক বিষয়টির নাম টেবিল। টেবিল ছাড়া একসিস ডেটাবেজের কথা চিন্তাই করা যায় না। একই ধরনের সকল তথ্যকে যে ফাইলে সংরক্ষণ করে রাখা হয় তাকে টেবিল বলে। মনেকরি, আপনার অফিসে চারটি শাখা আছে। অফিসের চারটি শাখাতেই আলাদা ভাবে ডেটা সংরক্ষন করতে হবে। তাহলে ৪টি ফাইল অর্থাৎ ৪টি টেবিল তৈরী করতে হবে। এই চারটি টেবিলই থাকবে একটি মূল ফাইলের অধীনে। আর সেটিই হচ্ছে একসিস ডেটাবেজ যা অফিসের যাবতীয় তথ্যাদি সংরক্ষণ করছে। একটি টেবিলে নিম্নের উপাদানগুলো বিদ্যমান থাকে।

Record:
রেকর্ড অর্থ ব্যক্তিগত তথ্য নির্দেশক। যদি কোন টেবিলে নাম ও ঠিকানা লেখা থাকে তবে সেই গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা মিলে হবে একটি রেকর্ড। অনেকগুলো ফিল্ডের সমন্বয়ে গঠিত একটি রেকর্ড। টেবিল ফাইলে এক বা একাধিক তথ্য নিয়ে যা কিছু তৈরী হয় তাকে Record বলা হয়। সাধারণভাবে পুরো একটি সারিকেই আমরা রেকর্ড হিসেবে বিবেচনা করি।

Field:
ফিন্ড হলো রেকর্ডের ক্ষুদ্রতম অংশ। রেকর্ডের প্রতিটি উপাদান যেমনঃ নাম, ঠিকানা, পদবী ইত্যাদিকে এক একটি ফিল্ড হিসেবে ধরা হয়। প্রতিটি ফিল্ড সাধারণতঃ কলাম হেডিং হিসেবে থাকে। কলামের একটি সেলের ডেটাকে আমরা একটি ফিল্ড হিসেবে ধরি এবং পুরো কলামটিতে থাকে একই ধরনের ডেটা। ফিল্ড টাইপ ১০ ধরনের।

Data:
আমরা কম্পিউটারে যা কিছু ইনপুট করি তাই ডেটা। ডেটা শব্দের অর্থ উপাত্ত বা তথ্য। যেমনঃ  Md Shamim Hosen একটি ডেটা যা Name ফিল্ডের অধীনে থাকে।

Query:
কিছু খুঁজে বের করাই হলো কোয়েরী। নির্দিষ্ট কোন তথ্যের নির্দিষ্ট শর্তে কিছু খুঁজে বের করাকে Query বলে। টেবিলে সংরক্ষিত  লক্ষ লক্ষ   ডেটাকে সহজ ও দ্রুত প্রদর্শনের কার্যকর ব্যবস্থাই হলো কেয়েরী।

Reports:
Report  হল কোন তথ্য বা ডেটাকে সংক্ষেপে সাজিয়ে গুছিয়ে উপস্থাপন। সাধারণত মুদ্রণের জন্য Report ব্যবহার করা হয়। একাধিক টেবিলে রক্ষিত অসংখ্য রেকর্ড থেকে কেবলমাত্র প্রয়োজনীয় রেকর্ড সমূহকে মুদ্রণ উপযোগী করে তোলার জন্যই রিপোর্ট ব্যবহার করা হয়। Access রিপোর্ট গ্রাফ,চার্ট এবং বিভিন্ন ধরণের ফন্ট ও ষ্টাইল সংযোজন করা যায় ।

Forms:
Form ব্যবহৃত হয় স্ক্রীণে ডেটা প্রদর্শনকে নিয়ন্ত্রণ করার জন্য। প্রতিটি রেকর্ডকে একই লাইনে এবং ফিল্ডকে একই কলামে প্রদর্শন করে টেবিল। টেবিলে রেকর্ডের সংখ্যা বেশী হলে একই সাথে একটি রেকর্ডের সবগুলো ফিল্ড দেখা সম্ভব হয় না। কারণ, ফিল্ডের পরিমাণ খুব বেশী হলে পর্দায় স্থান সংকুলান সম্ভব হয় না। এ অবস্থা থেকে উত্তরণের জন্য ফর্ম ব্যবহার করা হয়। ফর্মের সাহায্যে একসাথে পুরো একটি রেকর্ড প্রদর্শন করা যায়। টেবিলের চেয়ে একটি ফর্মকে অনেক আকর্ষনীয় করে উপস্থাপন করা যায়। ফর্মটিতে সুন্দর ছবিও সংযোজন করা যায়।

Macros:
সাধারণভাবে কাজের গতিকে দ্রুত করাই ম্যাক্রোর কাজ। পর্যায়ক্রমিকভাবে সম্পাদিত অনেকগুলো কাজের তালিকাকে রেকর্ডিং করে রাখা যায়, আর এটিই হলো ম্যাক্রো। এবং দরকার হলে ম্যাক্রো চালালে সবগুলো কাজ দ্রুত সম্পন্ন হবে। এভাবে প্রয়োজনমত যত খুশী চালানো যায়। এতে কাজে প্রচুর সময় বাচে।

Modules:
Visual Basic এর মাধ্যমে উন্নতমানের প্রোগ্রাম রচনার জন্য মডিউলকে ব্যবহার করা হয় ।